Kutsu SIHY:n sääntömääräiseen syyskokoukseen 27.12.2023

3.12.2023

Kokousaika:                27.12.2023, alkaen klo 17.00
Kokouspaikka:          Lamminpään ulkoilumaja
                                     Velodromintie 45, 33420 Ylöjärvi
                                     sekä Microsoft Teams

Syyskokouskutsu on pitkä, mutta pyydämme sinua lukemaan sen huolellisesti, sillä se sisältää paljon tärkeää tietoa.

Aikataulun yhteenveto

Syyskokouksen esityslistalle "Muut asiat" 13.12.2023 mennessä
Syyskokoukseen ilmoittautuminen 22.12.2023 mennessä
Vapaamuotoiset valtakirjat 22.12.2023 mennessä
Rekisteröityminen syyskokoukseen                      27.12.2023 klo 16:30 alkaen
Syyskokous                                                        27.12.2023 klo 17:00 alkaen

Asiat kokouksen käsiteltäväksi

Kohtaan "muut asiat" jäsen voi toimittaa käsiteltäviä asioita johtokunnalle kirjallisesti 14 vuorokautta ennen kokousta. Kokouksen käsiteltäväksi voi lähettää asioita 13.12.2023 asti sähköpostilla yhdistyksen sihteerille osoitteeseen sihteeri(a)islanninhevonen.net.

Ilmoittautuminen

Syyskokoukseen pyydetään ilmoittautumisia 22.12.2023 mennessä etäosallistujaksi tai paikan päälle. Ennakkoilmoittautuminen ei ole edellytys osallistumiseen. Ilmoittautuminen ennakkoon sujuvoittaa kuitenkin huomattavasti syyskokouksen kulkua, sillä jäsennumerot yms. tiedot päästään tarkistamaan jo ennen kokousta. Ilmoittautuminen auttaa lisäksi tarjoiluiden mitoittamisessa.

Rekisteröinti kokouspäivänä (ei koske ennakkoon ilmoittautuneita osallistujia)

Ilman ennakkoilmoittautumista kokoukseen osallistuvat jäsenet rekisteröityvät läsnäoleviksi Forms-lomakkeella. Lomakkeeseen kirjoitetaan koko nimi, sähköpostiosoite ja jäsennumero. Selvitäthän jäsennumeroasi ennen kokousta.

Rekisteröinti kokoukseen aloitetaan kokouspäivänä klo 16.30. Forms-lomakkeen linkki toimitetaan läsnäolijoille. Rekisteröinti lomakkeen kautta on mahdollisen äänestyksen takia välttämätöntä, sillä linkki sähköiseen äänestykseen toimitetaan jäsenen sähköpostiin.

Ennakkoon ilmoittautuneiden osallistujien ei tarvitse rekisteröityä Forms-lomakkeen kautta.

Jäsennumero

Jäsennumero löytyy Islanninhevonen-lehden takakannesta. Tarvittaessa jäsennumeroa voi tiedustella jäsensihteeriltä sähköpostitse jasensihteeri(a)islanninhevonen.net.

Osallistuminen etänä

Syyskokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä. Etäkokouksen kokousalustana on Microsoftin Teams. Suosittelemme kokoukseen liittymistä hyvissä ajoin, jotta vältymme viime hetken ruuhkalta ja kokous pääsee alkamaan ajallaan.

Etäkokoukseen pääset liittymään tämän linkin kautta.

Osallistuaksesi kokoukseen etäyhteyden välityksellä sinulla tulee olla laite (esim. tietokone, kännykkä tai tabletti), jolla pääset web selaimelle ja joka tukee Teams–videokonferenssia. Lisäksi suositellaan kuulokkeiden käyttöä. Tarkistathan, että mikrofonin käyttö on sallittu laitteellasi mahdollista puheenvuoroa ajatellen/varten.

Kokoukseen liittyminen ilman tiliä Microsoft Teamsissa

Mikäli sinulla ei ole Teams-työpöytä- tai mobiilisovellusta, Teamsin avautuessa ohjelma pyytää antamaan nimen, joka näkyy muille kokouksen osallistujille. Kirjoita tähän kohtaan koko nimesi (etu- ja sukunimi).

Lue tästä tarkemmat ohjeet kokoukseen liittymisestä ilman tiliä Microsoft Teamsissa.

Ohjeita etäosallistujille

Etäosallistujia pyydetään mykistämään mikrofoninsa ja sulkemaan kamerat, silloin kun se on tarpeen häiriöttömän esityksen varmistamiseksi. Puheenvuoron aikana pidetään mikrofonia ja mielellään myös kameraa päällä.

Kokouksessa puheenvuoron pyytäminen tapahtuu 'Nosta käsi' toiminnon avulla ja kysymyksiä voi esittää myös keskustelutoiminnon kautta. Puheenvuoroja jakaa järjestyksessä Pia Ralli. Kommentit voi myös kirjoittaa suoraan chattiin.

Äänioikeus ja kokouksessa äänestäminen

Mahdolliset äänestykset suoritetaan vain sähköisesti, ja äänestyskutsut lähetetään osallistujien sähköpostiosoitteisiin. Kokouksen äänestäminen tapahtuu Äänestyskoppi.fi palvelussa. Se on suomalainen palvelu suljettujen lippuäänestysten järjestämiseen. Vaalisalaisuus säilyy, vain äänioikeutetut osallistuvat ja kukaan ei pääse äänestämään useampaan kertaan kuin oma äänimäärä sallii. Äänestäminen on ilmaista äänestäjälle. Mikäli syyskokouksessa päädytään äänestykseen, osallistujille lähetetään erillinen äänestyskutsu sähköpostiin. Äänestää voi käyttämällä äänestyskutsusta löytyvää henkilökohtaista linkkiä.

Yhdistys lisää äänestysoikeutetut äänestykseen sähköpostin avulla. SIHY tarkastaa jäsenyyden, äänestysoikeuden, valtakirjat ja käytettävissä olevan äänimäärän kaikkien kokoukseen osallistuvien osalta. Toivoisimme etukäteisilmoittautumista kokouksen sujuvuuden edistämiseksi.

Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille, jotka käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen vuosikokouksissa. Yhdistyksen kokouksessa jokaisella 15 vuotta täyttäneellä jäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi ääni. Edellytys äänestysoikeudelle on, että vuoden 2023 jäsenmaksu on maksettu.

Valtakirjat

SIHY:n jäsen voi valtuuttaa asiamiehen edustamaan häntä ja käyttämään hänen äänioikeuttaan yhdistyksen kokouksessa. Asiamiehen on oltava yhdistyksen jäsen ja läsnä kokouksessa. Mikäli asiamies ei ole ilmoittautunut kokoukseen ennakkoon, on hänen kokouspäivänä rekisteröidyttävä läsnäolijaksi Forms-lomakkeen kautta (kts. kohta rekisteröinti).

Vapaamuotoiset valtakirjat pyydetään toimittamaan kokousprosessin nopeuttamiseksi sähköpostitse osoitteeseen rahastonhoitaja(a)islanninhevonen.net 22.12.2023 mennessä. Valtakirjoja voi kuitenkin toimittaa myös vielä kokouspäivänä em. osoitteeseen.

Valtakirjasta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

estyneen jäsenen koko nimi
estyneen jäsenen jäsennumero
estyneen jäsenen allekirjoitus
asiamiehen nimi
asiamiehen sähköposti

Asiamies saa käyttää äänioikeutta enintään kolmen jäsenen puolesta.

Ohjeita paikan päälle tulijoille

Tilan ovet aukeavat klo 16.30. Kokoukseen pyydetään saapumaan hyvissä ajoin, jotta vältymme viime hetken ruuhkalta ja kokous pääsee alkamaan ajallaan.

Mahdolliset äänestykset suoritetaan vain sähköisesti, ja äänestyskutsut lähetetään osallistujien sähköpostiosoitteisiin. Suosittelemme oman laitteen käyttöä äänestyksissä (esim. tietokone, älypuhelin tai tabletti), jotta pääsy omaan sähköpostiin on turvallista ja jouhevaa.

Auto suositellaan jättämään kuntoportaiden alapäässä olevalle isolle parkkipaikalle. Kuntoportaita (Teivon portaat) pitkin pääsee suoraan ulkoilumajalle.

Alustava esityslista

1. Kokouksen avaus ja läsnäolijat

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

3. Kokouksen järjestäytyminen

valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskijat (2) ja pöytäkirjantarkastajat (2)

4. Esityslistan hyväksyminen

5. Sääntömuutosehdotukset

SIHY:n säännöt 9 § Yhdistyksen kokoukset:

”Yhdistyksellä on kaksi sääntömääräistä kokousta. Kevätkokous, joka on järjestettävä huhtikuun loppuun
mennessä, sekä syyskokous, joka pidetään syyskuun ja joulukuun välisenä aikana. Ylimääräinen yhdistyksen
kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää, johtokunta katsoo siihen olevan aihetta taikka
kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä tätä vaatii. Kokous on järjestettävä 30 vuorokauden
kuluessa vaatimuksen esittämisestä. Johtokunnan erikseen tekemällä päätöksellä voidaan sallia
etäosallistuminen kokouksiin.

Yhdistyksen kokouksessa jokaisella 15 vuotta täyttäneellä jäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla
yksi ääni. Jäsen voi valtuuttaa asiamiehen edustamaan häntä ja käyttämään hänen äänioikeuttaan yhdistyksen
kokouksessa. Asiamiehen tulee olla yhdistyksen jäsen. Asiamies saa käyttää äänioikeutta enintään kolmen
jäsenen puolesta. Jäsen voi saattaa haluamansa asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi toimittamalla siitä
kirjallisen esityksen johtokunnan puheenjohtajalle 45 vuorokautta ennen kokousta. Kohtaan "muut asiat" jäsen
voi toimittaa käsiteltäviä asioita johtokunnalle kirjallisesti 14 vuorokautta ennen kokousta.”

Yhdistyslain mukaan säännöissä voidaan määrätä, että yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä
on ilmoittautuminen kokoukseen etukäteen yhdistykselle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä.
Yhdistyksen vuosikokoukset voidaan järjestää täysin etänä tietoliikenneyhteyksiä käyttäen, mikäli yhdistyksen
säännöt sallivat.

5.1 Johtokunta esittää, että ym. kohtaan 9 § Yhdistyksen kokoukset lisätään mahdollinen edellytys
etukäteisilmoittautumisesta johtokunnan päätöksellä. Tämä mahdollistaisi tilan vaihtamisen tai
perumisen, mikäli paikan päälle osallistuvien jäsenien määrä jää alhaiseksi tai olemattomaksi. Näin
saataisiin tarvittaessa alennettua kokouskuluja.

Ehdotus lisäyksestä sääntöihin ilmoittautumisesta:

”Johtokunnan erikseen tekemällä päätöksellä yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä voi
olla ilmoittautuminen kokoukseen etukäteen yhdistykselle viimeistään kokouskutsussa mainittuna
päivänä. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.”

5.2 Johtokunta esittää, että ym. kohtaan 9 § Yhdistyksen kokoukset lisätään, että johtokunnan päätöksellä
yhdistyksen kokouksia on mahdollista järjestää täysin etänä. Tämä mahdollistaisi tilan perumisen,
mikäli paikan päälle ei ole ilmoittautunut osallistujia. Näin saataisiin tarvittaessa alennettua
kokouskuluja.

Ehdotus lisäyksestä sääntöihin ilman kokouspaikkaa:

”Johtokunnan erikseen tekemällä päätöksellä voidaan järjestää yhdistyksen kokousta ilman
kokouspaikkaa siten, että jäsenet käyttävät yhdistyslain 1 momentissa tarkoitettua päätösvaltaansa
ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.”

5.3 Ym. sääntökohdassa 9 § Yhdistyksen kokoukset on tulkinnanvaraa asiamiehen äänioikeuksien suhteen
kohdassa. Säännöissä lukee ”Asiamies saa käyttää äänioikeutta enintään kolmen jäsenen puolesta.”
Tulkinnanvaraiseksi jää, sisältyykö asiamiehen oma ääni kokonaisäänimäärään.

Johtokunta esittää, että kohtaa tarkennetaan esimerkiksi alla olevalla tavalla tulkinnanvaraisuuksien
välttämiseksi:

”Asiamiehellä saa olla enintään kaksi (2) / kolme (3) valtakirjaa.

tai

”Asiamies saa käyttää äänioikeutta oman äänensä lisäksi enintään kahden/kolmen jäsenen puolesta.”

6. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja vuodelle 2024

Ehdotus tilintarkastajaksi: Nexia Oy / KHT Juhani Loukusa. Kun tilintarkastajaksi valitaan yhteisö, ei
varatilintarkastajaa tarvitse erikseen valita, sillä yhteisön muut tilintarkastajat toimivat tarvittaessa varalla.

7. Päätetään johtokunnan jäsenten lukumäärä vuodelle 2024

8. Valitaan johtokunnan jäsenet erovuoroisten ja erostaan ilmoittaneiden tilalle

8. 1 erovuoroiset:
puheenjohtaja (2 v), jalostusvaliokunnan puheenjohtaja (2 v), koulutusvaliokunnan puheenjohtaja (2 v),
PR-valiokunnan puheenjohtaja (2 v), jäsen (1 v) ja varajäsenet (1 v)

o   ehdokkaat puheenjohtajaksi: Silvia Ufer
o   ehdokkaat jalostusvaliokunnan pj:
o   ehdokkaat koulutusvaliokunnan pj: Juulia Tahkola-Ronkainen
o   ehdokkaat PR-valiokunnan pj: Kanerva Ahonala
o   ehdokkaat jäsen: Patricia Vikström
o   ehdokkaat varajäsen: Taru Toikkanen
o   ehdokkaat varajäsen 2: Martta Uusitalo

8.2 erostaan ilmoittaneet:
nuorisovaliokunnan puheenjohtaja (1 v), urheiluvaliokunnan puheenjohtaja (1 v)

o ehdokkaat nuorisovaliokunnan pj:
o ehdokkaat urheiluvaliokunnan pj:

8.3 johtokunnan ulkopuolella ilman äänioikeutta mutta puheoikeudella jäsensihteeri (1 v) ja
rahastonhoitaja (1 v):

o ehdokkaat jäsensihteeri: Hanna Leppänen
o ehdokkaat rahastonhoitaja: Maija Kipinoinen

9. Yhdistyksen toimintasuunnitelma vuodelle 2024

11. Muut asiat

11.1 kokoukselle määräaikaan 13.12.2023 mennessä käsiteltäviksi esitetyt asiat

11.1.1 Työryhmän perustaminen SIHYn sääntöihin muutosten yhteydessä jääneiden muutamien
epätarkkuuksien korjaamiseksi

11.2 vuoden parhaiden palkitseminen

11.3 jäsenkyselyn tulokset

11.4 tiedotusasiat

12. Kokouksen päättäminen

* * * * *

Erovuoroisten ja erostaan ilmoittaneiden johtokunnan jäsenten toimenkuvat:

Puheenjohtaja (2 vuotta)
SIHY:n puheenjohtaja kutsuu johtokunnan koolle ja johtaa kokouksia. On yhteydessä Suomen ratsastajainliittoon, Ypäjään, FEIF:n ja pohjoismaisiin kollegoihin. Puheenjohtajalla tulee olla johtamis- ja organisointikykyä. Kielitaitovaatimus englanti. Lisätietoja puheenjohtaja@islanninhevonen.net.

Urheiluvaliokunnan puheenjohtaja (1 vuotta)
Urheiluvaliokunnan puheenjohtaja toimii yhteistyössä Suomen Ratsastajainliiton ja FEIF:n kanssa ja ohjaa urheiluvaliokunnan työskentelyä. Urheiluvaliokunta vastaa mm. kilpailukalenterista, kilpailusäännöistä, maajoukkueesta, SM-kilpailuista, tuomarikoulutuksesta ja liittovalmennuksesta. Kielitaitovaatimus englanti.
Lisätietoja urheilu@islanninhevonen.net.

Nuorisovaliokunnan puheenjohtaja (1 vuotta)
Nuorisovaliokunnan puheenjohtaja ohjaa nuorisovaliokuntaa, mikä järjestää yhdistyksen nuorille tapahtumia. Valiokunta toimi yhteistyössä Suomen Hippoksen ja FEIF:n kanssa. Lisätietoja nuoriso@islanninhevonen.net.

Koulutusvaliokunnan puheenjohtaja (2 vuotta)
Koulutusvaliokunnan puheenjohtaja toimii yhteistyössä SRL:n, oppilaitosten, FEIF:n kanssa sekä FEIF-ohjaajakoulutusasioissa SIF:n kouluttajien kanssa. Koulutusvaliokunnassa toteutetaan yhdistyksen ohjaaja -kursseja ja vuosihuoltoja. Kielitaito katsotaan eduksi (englanti). Lisätietoja koulutus@islanninhevonen.net.

Jalostusvaliokunnan puheenjohtaja (2 vuotta)
Jalostusvaliokunnan puheenjohtaja toimii yhdessä Hippoksen ja FEIF:n kanssa, organisoi ja ohjaa jalostusvaliokuntaa. Jalostusvaliokunta järjestää jalostusnäyttelyn ja ylläpitää WorldFenguria Suomen osalta sekä vastaa jalostuksen koulutuksista. Kielitaito katsotaan eduksi (englanti). Lisätietoja jalostus@islanninhevonen.net.

PR-valiokunnan puheenjohtaja (2 vuotta)
PR-valiokunnan tavoite on nostaa Suomessa islanninhevosten tunnettavuutta.
Yhdistyksellä on monenlaisia tapahtumia, kuten näyttelyt ja kilpailutoiminta. PR-valiokunta on osana näiden toimintojen näkyvyyttä. Lisäksi valiokunta osallistuu tapahtumiin ja messuille, osallistuu Islanninhevonen -lehden julkaisutoimintaan ja myy yhdistyksen kannatustuotteita. PR-valiokunta vastaa yhdistyksen jäsentuotteista ja sen alla on myös Sihy Shop. Lisätietoja pr@islanninhevonen.net.

Jäsen (1 vuotta)
Jäsen osallistuu SIHY:n johtokunnan kokouksiin. Jäsenellä on täysi puhe- ja äänioikeus.

1. varajäsen (1 vuotta)
Varajäsen osallistuu SIHY:n johtokunnan kokouksiin ja hänellä on puheoikeus. Varajäsen toimii johtokunnan varsinaisen jäsenen tilalla tilanteissa, joissa varsinainen jäsen on estynyt toimimasta tehtävässään.

2. varajäsen (1 vuotta)
Varajäsen osallistuu SIHY:n johtokunnan kokouksiin ja hänellä on puheoikeus. Varajäsen toimii johtokunnan varsinaisen jäsenen tilalla tilanteissa, joissa varsinainen jäsen on estynyt toimimasta tehtävässään.