Kutsu SIHY:n sääntömääräiseen syyskokoukseen 30.11.2024

15.11.2024

Kokousaika: 30.11.2024, alkaen klo 15.30

Kokouspaikka: Antonin talo (Hilda-kokoushuone), Öllerinkatu 3, 11100 Riihimäki
ja Microsoft Teams

Syyskokouskutsu on pitkä, mutta pyydämme sinua lukemaan sen huolellisesti, sillä se sisältää paljon tärkeää tietoa.

Aikataulun yhteenveto

Syyskokouksen esityslistalle "Muut asiat" 16.11.2024 mennessä

Syyskokoukseen ilmoittautuminen 24.11.2024 mennessä

Vapaamuotoiset valtakirjat 24.11.2024 mennessä

Rekisteröityminen kokouspäivänä 30.11.2024 klo 15:15 alkaen

Syyskokous 30.11.2024 klo 15:30 alkaen

Asiat kokouksen käsiteltäväksi

Kohtaan "muut asiat" jäsen voi toimittaa käsiteltäviä asioita johtokunnalle kirjallisesti 14 vuorokautta ennen kokousta. Kokouksen käsiteltäväksi voi lähettää asioita 16.11.2024 asti sähköpostilla yhdistyksen sihteerille osoitteeseen sihteeri(a)islanninhevonen.net.

Ilmoittautuminen

Syyskokoukseen pyydetään ilmoittautumisia 24.11.2024 mennessä etäosallistujaksi tai paikan päälle. Ennakkoilmoittautuminen ei ole kuitenkaan edellytys osallistumiseen. Ilmoittautuminen ennakkoon sujuvoittaa kuitenkin huomattavasti syyskokouksen kulkua, sillä jäsennumerot yms. tiedot päästään tarkastamaan ja äänestyslinkit valmistelemaan jo ennen kokousta. Ilmoittautuminen auttaa lisäksi tarjoiluiden mitoittamisessa.

Ilmoittautuminen on päättynyt.

Rekisteröinti kokouspäivänä (ei koske ennakkoon ilmoittautuneita osallistujia)

Ilman ennakkoilmoittautumista kokoukseen osallistuvat jäsenet rekisteröityvät läsnäoleviksi Forms-lomakkeella. Lomakkeen linkki toimitetaan kokouksessa läsnäolijoille. Lomakkeeseen kirjoitetaan koko nimi, sähköpostiosoite ja jäsennumero. Selvitäthän jäsennumeroasi hyvissä ajoin ennen kokousta ja ilmoittautumista.

Rekisteröinti kokoukseen aloitetaan kokouspäivänä klo 15.15. Rekisteröinti lomakkeen kautta on mahdollisen äänestyksen takia välttämätöntä, sillä linkki sähköiseen äänestykseen toimitetaan jäsenen ilmoittamaan sähköpostiin.

Ennakkoon ilmoittautuneiden osallistujien ei tarvitse rekisteröityä uudestaan Forms-lomakkeen kautta.

Jäsennumero

Jäsennumero löytyy Islanninhevonen-lehden takakannesta. Tarvittaessa jäsennumeroa voi tiedustella hyvissä ajoin jäsensihteeriltä sähköpostitse jasensihteeri(a)islanninhevonen.net.

Osallistuminen etänä

Syyskokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä. Etäkokouksen kokousalustana on Microsoftin Teams. Suosittelemme kokoukseen liittymistä hyvissä ajoin, jotta vältymme viime hetken ruuhkalta ja kokous pääsee alkamaan ajallaan.

Etäkokoukseen pääset liittymään tämän linkin kautta.

Osallistuaksesi kokoukseen etäyhteyden välityksellä sinulla tulee olla laite (esim. tietokone, kännykkä tai tabletti), jolla pääset web-selaimelle, ja joka tukee Microsoft Teams-videokonferenssia. Lisäksi suositellaan kuulokkeiden käyttöä. Tarkistathan, että mikrofonin käyttö on sallittu laitteellasi mahdollista puheenvuoroa varten.

Kokoukseen liittyminen ilman tiliä Microsoft Teamsissa

Mikäli sinulla ei ole Teams-työpöytä- tai mobiilisovellusta, Teamsin avautuessa selaimeen, ohjelma pyytää antamaan nimen, joka näkyy muille kokouksen osallistujille. Kirjoita tähän kohtaan koko nimesi (etu- ja sukunimi).

Lue tästä tarkemmat ohjeet kokoukseen liittymisestä ilman tiliä Microsoft Teamsissa.

Ohjeita etäosallistujille

Etäosallistujia pyydetään mykistämään mikrofoninsa ja sulkemaan kamerat, silloin kun se on tarpeen häiriöttömän esityksen varmistamiseksi. Puheenvuoron aikana pidetään mikrofonia ja mielellään myös kameraa päällä.

Kokouksessa puheenvuoron pyytäminen tapahtuu 'Nosta käsi' toiminnon avulla ja kysymyksiä voi esittää myös keskustelutoiminnon kautta. Puheenvuoroja jaetaan järjestyksessä. Kommentit voi myös kirjoittaa suoraan chattiin.

Äänioikeus ja kokouksessa äänestäminen

Mahdolliset äänestykset suoritetaan vain sähköisesti. Äänestyskutsut lähetetään osallistujien sähköpostiosoitteisiin. Kokouksen äänestäminen tapahtuu Äänestyskoppi.fi -palvelussa. Se on suomalainen palvelu suljettujen lippuäänestysten järjestämiseen. Vaalisalaisuus säilyy, vain äänioikeutetut pääsevät osallistumaan ja kukaan ei pääse äänestämään useampaan kertaan kuin oma äänimäärä sallii.

Äänestäminen on ilmaista äänestäjälle. Mikäli syyskokouksessa päädytään äänestykseen, osallistujille lähetetään erillinen äänestyskutsu sähköpostiin. Äänestää voi käyttämällä äänestyskutsusta löytyvää henkilökohtaista linkkiä.

Yhdistys lisää äänestysoikeutetut äänestykseen sähköpostin avulla. SIHY tarkastaa jäsenyyden, äänestysoikeuden, valtakirjat ja käytettävissä olevan äänimäärän kaikkien kokoukseen osallistuvien osalta. Siksi toivomme etukäteisilmoittautumista kokouksen sujuvuuden edistämiseksi.

Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille, jotka käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen vuosikokouksissa. Yhdistyksen kokouksessa jokaisella 15 vuotta täyttäneellä jäsenellä on äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi ääni. Edellytys äänestysoikeudelle on, että vuoden 2024 jäsenmaksu on maksettu.

Valtakirjat

SIHY:n jäsen voi valtuuttaa asiahenkilön edustamaan häntä ja käyttämään hänen äänioikeuttaan yhdistyksen kokouksessa. Asiahenkilön on oltava yhdistyksen jäsen ja läsnä kokouksessa. Mikäli asiamies ei ole ilmoittautunut kokoukseen ennakkoon, on hänen kokouspäivänä rekisteröidyttävä läsnäolijaksi Forms-lomakkeen kautta (ks. kohta rekisteröinti).

Vapaamuotoiset valtakirjat pyydetään toimittamaan kokousprosessin nopeuttamiseksi sähköpostitse osoitteeseen rahastonhoitaja(a)islanninhevonen.net 24.11.2024 mennessä. Valtakirjoja voi kuitenkin toimittaa myös vielä kokouspäivänä em. osoitteeseen.

Valtakirjasta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot:

● estyneen jäsenen koko nimi

● estyneen jäsenen jäsennumero

● estyneen jäsenen allekirjoitus

● asiahenkilön nimi

● asiahenkilön sähköposti

Asiahenkilö saa käyttää äänioikeutta oman äänensä lisäksi enintään kolmen jäsenen puolesta.

Ohjeita paikan päälle tulijoille

Tilan ovet aukeavat klo 15.10. Kokoukseen pyydetään saapumaan hyvissä ajoin, jotta vältymme viime hetken ruuhkalta ja kokous pääsee alkamaan ajallaan.

Mahdolliset äänestykset suoritetaan vain sähköisesti, ja äänestyskutsut lähetetään osallistujien sähköpostiosoitteisiin. Suosittelemme oman laitteen käyttöä äänestyksissä (esim. tietokone, älypuhelin tai tabletti), jotta pääsy omaan sähköpostiin on turvallista ja jouhevaa.

Suomen Islanninhevosyhdistyksen syyskokous

Alustava esityslista

1. Kokouksen avaus ja läsnäolijat

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

3. Kokouksen järjestäytyminen

Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, ääntenlaskijat (2) ja pöytäkirjantarkastajat

4. Esityslistan hyväksyminen

5. Vuoden parhaiden palkitseminen

6. Sääntömuutosehdotukset

Johtokunta esittää Liitteen 1 mukaiset muutosehdotukset yhdistyksen sääntöihin. Selitykset
sääntömuutosehdotuksiin löytyvät Liitteestä 2.

7. Päätetään johtokunnan jäsenten lukumäärä vuodelle 2024

8. Valitaan johtokunnan jäsenet erovuoroisten ja erostaan ilmoittaneiden tilalle

Varapuheenjohtaja (2 v), sihteeri (2 v), PR/Harraste-valiokunnan puheenjohtaja (2 v), nuorisovaliokunnan
puheenjohtaja (1 v) (ei valita, jos PR- ja nuorisovaliokunta yhdistyvät, ks. sääntömuutosehdotukset),
urheiluvaliokunnan puheenjohtaja (1 v), jäsen (1 v) ja varajäsenet (1 v)

ehdokkaat varapuheenjohtaja: Patricia Vikström
ehdokkaat sihteeri: Virpi Aho
ehdokkaat harrastevaliokunnan pj (ks. sääntömuutosehdotukset): Kanerva Ahonala (asettuu ehdolle 1
vuodeksi)
ehdokkaat nuorisovaliokunnan pj (ei valita, jos PR- ja nuorisovaliokunta yhdistyvät, ks.
sääntömuutosehdotukset):
ehdokkaat urheiluvaliokunnan pj: Ninni Kullberg
ehdokkaat jäsen:
ehdokkaat varajäsen: Taru Toikkanen
ehdokkaat varajäsen 2:

Täällä pääset tutustumaan ehdokkaisiin.

9. Valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja vuodelle 2024

Ehdotus tilintarkastajaksi: Nexia Oy / KHT Juhani Loukusa. Kun tilintarkastajaksi valitaan yhteisö, ei
varatilintarkastajaa tarvitse erikseen valita, sillä yhteisön muut tilintarkastajat toimivat tarvittaessa varalla.

10. Hyväksytään yhdistyksen toimintasuunnitelma vuodelle 2025 linkki

******

Erovuoroisten johtokunnan jäsenten toimenkuvat:

Varapuheenjohtaja (2 vuotta)

SIHY:n varapuheenjohtaja on puheenjohtajan apuna tarvittaessa ja jakaa toiminnallisen vastuun. Lisätietoja varapuheenjohtaja@islanninhevonen.net

Sihteeri (2 vuotta)

Sihteeri kokoaa ja laatii kokousten (johtokunta ja vuosikokous) asiakirjat ja huolehtii niiden julkaisemista SIHY:n kotisivuilla sekä arkistoinnista. Vastuisiin kuuluu sähköpostin seuranta päivittäin ja tiedon jakaminen oikeille tahoille. Sihteeri myös vastaanottaa jäsenistön viestejä ja tuo ne johtokunnan tietoon ja kokousten esityslistoihin. Lisätietoja sihteeri@islanninhevonen.net

Urheiluvaliokunnan puheenjohtaja (2 vuotta)

Urheiluvaliokunnan puheenjohtaja toimii yhteistyössä Suomen Ratsastajainliiton ja FEIF:n kanssa ja ohjaa urheiluvaliokunnan työskentelyä. Urheiluvaliokunta vastaa mm. kilpailukalenterista, kilpailusäännöistä, maajoukkueesta, SM-kilpailuista, tuomarikoulutuksesta ja liittovalmennuksesta. Kielitaitovaatimus englanti. Lisätietoja urheilu@islanninhevonen.net

Nuorisovaliokunnan puheenjohtaja (2 vuotta)

Nuorisovaliokunnan puheenjohtaja ohjaa nuorisovaliokuntaa, mikä järjestää yhdistyksen nuorille tapahtumia. Valiokunta toimi yhteistyössä Suomen Hippoksen ja FEIF:n kanssa. Lisätietoja nuoriso@islanninhevonen.net

Jäsen (1 vuotta) Jäsen osallistuu SIHY:n johtokunnan kokouksiin ja Facebook-ryhmässä käytyyn keskusteluun.

1. varajäsen (1 vuotta) varajäsen osallistuu SIHY:n johtokunnan kokouksiin ja Facebook-ryhmässä käytyyn keskusteluun.

2.varajäsen (1 vuotta) varajäsen osallistuu SIHY:n johtokunnan kokouksiin ja Facebook-ryhmässä käytyyn keskusteluun.